采購是企業(yè)日常經(jīng)營必備、同時(shí)也是最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一。但從創(chuàng)業(yè)初期、到快速發(fā)展、再到成熟穩(wěn)定,處于生命周期不同階段的企業(yè)對于采購也有著不同的“做法”。

田雅明是馬蜂窩的行政采購負(fù)責(zé)人,從2011年馬蜂窩初創(chuàng)早期就加入公司負(fù)責(zé)行政和采購工作。十年來,伴隨著公司的成長她對于“發(fā)展中的企業(yè)如何做采購”也有著自己獨(dú)到的理解。“過去十年,馬蜂窩也經(jīng)歷了快速的發(fā)展。一路走來,采購工作的管理方式也發(fā)生了顯著的改變,從創(chuàng)業(yè)初期單純的保障辦公運(yùn)營基礎(chǔ)需求,到跟上業(yè)務(wù)快速發(fā)展腳步追求成本效率,再到公司規(guī)模穩(wěn)定后強(qiáng)調(diào)規(guī)范性,公司采購工作也越來越成熟。”

初創(chuàng)階段:采購規(guī)模不大 以單一供應(yīng)商采購為主

2011年,馬蜂窩正處在創(chuàng)業(yè)初期,團(tuán)隊(duì)規(guī)模只有30人。初到公司的田雅明也將采購工作定義為“后勤保障部門”,最核心的任務(wù)就是保障公司的基本需求,例如低值易耗品、電子設(shè)備、服務(wù)器……采購規(guī)模并不算大。

據(jù)田雅明回憶,2011年前后,企業(yè)的采購方式比較單一,只能通過去中關(guān)村“逛店鋪”進(jìn)行咨詢采購。“在經(jīng)過幾次的線下采購后,我們會同合作較多的線下商店老板建立起長期聯(lián)系,有采購需求后會通過郵件聯(lián)系他們,由他們直接安排送貨上門和后續(xù)服務(wù),付款則采取月末統(tǒng)一結(jié)算的形式,跟需求郵件進(jìn)行一一比對。”田雅明表示,“相對而言,那個階段的采購工作整體處于比較被動的狀態(tài),基本都是單一供應(yīng)商供貨、單一來源報(bào)價(jià)。”

發(fā)展階段:跟上業(yè)務(wù)成長速度 重點(diǎn)提升采購效率

隨后的幾年,馬蜂窩進(jìn)入了全新的發(fā)展階段。經(jīng)過了幾輪融資,馬蜂窩的業(yè)務(wù)步入了高速成長期。據(jù)田雅明回憶,那個階段,公司的組織結(jié)構(gòu)、人員規(guī)模都在快速擴(kuò)大,2015年底已有近500人。在單純的體量增長之外,采購涉及的場景也越來越豐富,從辦公室的裝修,到公司固定資產(chǎn),再到外包的物業(yè)服務(wù)等等……整個采購的工作量快速上升。

“當(dāng)時(shí),我對采購的定調(diào)是全力提升效率,跟上業(yè)務(wù)的前進(jìn)步伐,做到不掉鏈子。”田雅明表示。剛好2015年前后也是電子商務(wù)快速普及的時(shí)間點(diǎn),數(shù)字化采購的高效管理模式很快吸引了田雅明的注意力,并逐漸成為了馬蜂窩重要的采購方式。“剛接觸數(shù)字化采購時(shí),我們體會最深的就是尋源速度和開票速度。以前通過線下去實(shí)體商場,一天最多只能聯(lián)系10個店鋪,而且開票流程還特別慢,有時(shí)候甚至需要1-2周的時(shí)間。而通過在京東企業(yè)業(yè)務(wù)這樣的數(shù)字化平臺進(jìn)行采購,我們可以在短短幾分鐘內(nèi)快速匹配數(shù)以千計(jì)的目標(biāo)商品,實(shí)現(xiàn)全國范圍的商品尋源,同時(shí)線上發(fā)票也可以做到‘秒開’,多個環(huán)節(jié)下來采購效率會得到大幅提升。”

穩(wěn)定階段:提高規(guī)范性,主動為公司控制成本

2020年初,馬蜂窩開始調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略。尤其是受疫情影響,整個旅游行業(yè)面臨著較大沖擊,馬蜂窩也由“擴(kuò)張”向“求穩(wěn)”轉(zhuǎn)變。“所以在這個時(shí)期,采購的重點(diǎn)任務(wù)變成了提高規(guī)范性,去落地采購流程上的制式化規(guī)定。”田雅明表示,“我們主要是從流程優(yōu)化和價(jià)格透明度兩方面入手,所依靠的手段還是數(shù)字化采購。”

田雅明也分享了幾個故事。

過去馬蜂窩的采購流程,是先由采購人員提前跟公司申請備用金放入自己的賬戶進(jìn)行付款,采購?fù)瓿珊笤偈占盟械陌l(fā)票憑證進(jìn)行報(bào)銷、抵沖之前的備用金借款。這套流程不僅執(zhí)行起來較為繁瑣,而且由于采購量大,各種票據(jù)也容易丟失,為財(cái)務(wù)部門與采購人員增添了許多問題。為了改善這一流程,馬蜂窩開始同京東企業(yè)業(yè)務(wù)合作。依托京東企業(yè)購平臺,馬蜂窩不僅實(shí)現(xiàn)了公司間的公對公結(jié)算付款,讓復(fù)雜的“備用金”模式徹底成為過去。同時(shí)采購單價(jià)、數(shù)量、報(bào)銷憑證等也可以生成詳細(xì)的電子單據(jù)同步財(cái)務(wù)人員,采購信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性都大大提高。”

另外,在數(shù)字化采購平臺上,采購人員也可以更加方便地進(jìn)行比價(jià),從而選擇更合適的供應(yīng)商,對采購成本的把控也相應(yīng)大幅提高。田雅明表示,“過去兩年多的時(shí)間里,受內(nèi)外部環(huán)境因素的影響,降本增效成為每個企業(yè)的必答題,企業(yè)也需要更為精細(xì)化的運(yùn)營。在數(shù)字化采購的助力下,馬蜂窩整個2021年期間,實(shí)現(xiàn)了采購降本35%的成效。采購也從最早的被動響應(yīng)業(yè)務(wù)需求的部門,轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€主動幫公司增效的部門。”

談及對未來采購工作的規(guī)劃時(shí),田雅明表示希望能夠?qū)?shù)字化更深度地應(yīng)用到采購工作中,一方面更好地利用系統(tǒng)工具對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行更細(xì)致的匯總與整理,為后續(xù)的采購提供科學(xué)合理的決策依據(jù);另一方面通過數(shù)字化的供應(yīng)商管理引入更多資源并制定供應(yīng)商管理的標(biāo)準(zhǔn)與流程,提高供應(yīng)商管理水平。